Quer parar de levar trabalho para casa? Leia aqui.

O jornalista Gustavo Autran entrevista Diego Maia para Jornal O GLOBO. Link original, aqui.

Demandas no trabalho são como os boletos: nunca vão parar de chegar. No mundo hiperconectado de hoje, elas não apenas chegam sem parar, mas também têm mais urgência de serem concluídas. Tudo isso para quê? Para darmos conta das próximas demandas — é claro. Pensando assim, de um jeito bem pragmático, é preciso saber administrar o tempo e manter o foco na produtividade. Tudo com o objetivo de não levar para casa a tarefa que não conseguiu terminar durante o expediente.

Para Diego Maia, empresário e especialista em gestão, o primeiro passo é saber estabelecer quais são as suas prioridades. Isso vai ser útil na hora de saber em que focar exatamente, sem desviar do seu objetivo. Mas ele pondera que nem tudo é tão previsível na vida real. Muitas vezes, novas obrigações vão aparecendo no meio do processo e essa priorização pode ser refeita.

— Aprendi a restringir o meu acesso ao WhatsApp e ao e-mail depois que passei a checar as mensagens apenas de hora em hora. Isso me ajudou a não ficar ansioso demais ou a cair na tentação de olhar toda hora as notificações dos grupos do WhatsAp

Diego, que também apresenta um programa de rádio direcionado para quem transita no universo corporativo, enumera dez dicas para ajudar o trabalho a sair de você quando terminar o seu expediente.

1) Não desperdice tempo

Otimizar o tempo é a melhor maneira para não deixar o trabalho acumular. Para isso é preciso ter disciplina e rigor com os horários estabelecidos na sua agenda, até porque são muitas as distrações que vão rondar você o tempo todo para roubar a sua concentração.

2) Negocie prazos de entrega

Algumas vezes, o andamento de certas tarefas depende de decisões de terceiros. Outras vezes, ele exige uma pesquisa aprofundada e meticulosa. Essas são variáveis que fatalmente vão ter impacto no tempo das entregas de cada trabalho. Ter noção do que é um prazo viável para a realização de uma tarefa poupa frustrações e evita que os resultados sejam comprometidos.

3) Saiba dizer “não”

Seu papel na empresa precisa estar claro para todos. Absorver funções que não são da sua responsabilidade apenas para agradar pode respingar no cumprimento do seu cronograma de atividades. Claro que é preciso bom senso com esse “não”. Afinal, a intenção é não soar reativo ou grosseiro.

4) Saiba o que está fazendo

Tire suas dúvidas e, para ficarmos num jargão bem corporativo, alinhe todas suas tarefas com seu chefe. Assim, você fica sabendo exatamente o que se espera de cada ação — e essa é a forma mais eficiente de evitar retrabalho.

5) Faça pequenas pausas ao longo do dia

Muitas vezes, o nível de estresse ao longo de um dia de trabalho é bastante elevado. Então, fazer pequenas pausas ajuda a destensionar um pouco e melhorar a concentração. Diego usa — e indica — a Técnica Pomodoro, que é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido pelo italiano Francesco Cirillo. Ele consiste na utilização de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos que, segundo o método, ajudam a dar mais agilidade mental.

6) Coma bem e na hora certa

Barriga vazia não combina com produtividade. Seu estômago vai o tempo todo lembrar que você precisa abandonar o que está fazendo para comer. Você vai acabar se concentrando na sua fome, quando deveria estar concentrado no seu trabalho.

7) Desconecte-se um pouco

Há trabalhos que exigem permanência on-line. Mas é preciso ponderar para que você não perca o controle sobre os seus dispositivos, principalmente os smartphones. No horário de trabalho, o uso desse dispositivo deve ser controlado, assim como o tempo nas redes sociais. Grupos de WhatsApp, por exemplo, podem dispersar e engolir a nossa produtividade. Antes de checar seu e-mail corporativo de casa, pondere se isso é realmente necessário — ou se é uma exigência da empresa.

8) Ocupe a mente fora do escritório

Praticar uma atividade esportiva, se inscrever num curso, ir para a academia… Que tal canalizar as suas energias em atividades prazerosas fora horário do expediente? Isso evita que você fique pensando no trabalho o tempo todo, o que só vai contribuir para desenvolver uma relação neurótica com ele.

9) Estabeleça prioridades

Para não desperdiçar tempo, é importante planejar e separar as tarefas levando em conta a importância de cada uma. As pequenas demandas no dia a dia não podem atrapalhar o cumprimento das grandes. Saber traçar prioridades é organizar a rotina com foco na produtividade.

10) Seja objetivo nas reuniões

Ir direto ao ponto evita dispersão e, consequentemente, que a agenda pessoal sofra atrasos no fim do dia. Se o time estiver desfocado, a reunião que deveria levar quinze minutos vai facilmente durar o dobro do tempo. Comparecer pontualmente aos compromissos também ajuda.

Quando temos muitos focos, não temos nenhum!

E hoje quem me escreve é o Carlos Alberto Pereira. Ele diz que acumula 3 funções na empresa e esta precisando se organizar melhor. Pede ideias.

Carlos, você está vivenciando a realidade de muitos profissionais, atuantes em milhares de empresas. Seja por seu talento ou por necessidade das companhias, as pessoas estão acumulando tarefas e funções. Com a economia aquecida, as margens estão cada vez mais apertadas. E falta gente boa e preparada para assumir desafios.

Mas de uma coisa eu estou certo, Carlos: quando temos muitos focos, no fundo, no fundo, não temos foco!

E sem foco, não entregamos os resultados. Ou, pelo menos, não entregamos como poderíamos entregar.

Aí entra em cena o que todo mundo está precisando: gerenciar melhor o tempo. E em todas as esferas: nas tarefas rotineiras, nas tarefas operacionais…

Junte a isto a enxurrada de distrações, e-mails, conversinhas de corredor… tudo nos tira o bendito do foco!

Quando estava na faculdade, o italiano Francesco Cirillo criou uma técnica chamada POMODORO porque encontrava distrações por toda parte, Assim como nós, que vivemos num ambiente multitarefa. Cirillo não conseguia ficar mais de 10 minutos estudando.

Um Pomodoro é um ciclo de trabalho focado que dura 25 minutos. De acordo com a técnica, durante esse tempo, não se pode fazer nada além daquela tarefa planejada (por exemplo estudar um capítulo de uma matéria).

Caso tenha vontade de levantar para tomar água, a técnica sugere que você anote num papel “tomar água”  e assim que seu ciclo de 25 minutos terminar, estará liberado para beber a água.

Se lembrar que tem que fazer uma ligação urgente para o mecânico do carro, também anote na lista de “atividades urgentes e inesperadas”, mas nunca, de forma alguma, interrompa seu Pomodoro na metade para fazer uma tarefa – ela é uma distração querendo o puxar para a procrastinação.

A cada final de cada tarefa – ou seja, a cada ciclo de 25 minutos, você poderá ficar 5 minutos liberados para descansar a mente, espairecer, fazer um alongamento. Mas nunca para se engajar em outras atividades pesadas e que repetem o mesmo uso mental do Pomodoro que acabou de ser completo.

Pomodoros são unidades indivisíveis. Não existe “meio Pomodoro”. Começou, tem que terminar. Caso sua tarefa seja concluída na metade de um Pomodoro, pode aproveitar o tempo restante para atividades simples, como responder emails.

Pense nisso, coloque em prática e depois me conta os resultados.

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