Como manter o foco

Você está escrevendo um email super importante e de repente chega uma mensagem no seu WhatsApp, de um daqueles 673 grupos que você participa. Ao mesmo tempo, chega uma notificação no Facebook, um alerta do app do banco, o telefone toca, alguém te interrompe.  

Isto lhe parece familiar?

Com toda certeza, isto acontece com todo mundo. Com o empresário, com o funcionário, com o atleta olímpico.

A diferença é que os verdadeiros campeões, no esporte ou na vida profissional, são aqueles que conseguem esquecer temporariamente  mundo ao redor quando precisam entregar algo e só pensam nos movimentos que precisam fazer para conquistar seus objetivos.

É muito fácil se perder neste imenso oceano de informações que vivemos imersos. Mas para ser bem-sucedido, você precisa manter os olhos fixos na bola.

Os profissionais que se destacam em suas áreas são disciplinados e administram bem o seu tempo. Isso ocorre porque eles desenvolvem a habilidade de focar e ignorar qualquer coisa que entre no caminho da sua produtividade.

Pense em quanto você poderia ser mais produtivo se os agentes da desconcentração não existissem?

Não dá para eliminá-los e fingir simplesmente que eles não existem, mas o simples fato de compreender que cada minuto concentrado em algo que não agrega ao seu trabalho, é um minuto perdido. E o tempo, você sabe, ele não para, ele não volta.

A palavra chave é “FOCO”. A técnica é se manter

Quer parar de levar trabalho para casa? Leia aqui.

O jornalista Gustavo Autran entrevista Diego Maia para Jornal O GLOBO. Link original, aqui.

Demandas no trabalho são como os boletos: nunca vão parar de chegar. No mundo hiperconectado de hoje, elas não apenas chegam sem parar, mas também têm mais urgência de serem concluídas. Tudo isso para quê? Para darmos conta das próximas demandas — é claro. Pensando assim, de um jeito bem pragmático, é preciso saber administrar o tempo e manter o foco na produtividade. Tudo com o objetivo de não levar para casa a tarefa que não conseguiu terminar durante o expediente.

Para Diego Maia, empresário e especialista em gestão, o primeiro passo é saber estabelecer quais são as suas prioridades. Isso vai ser útil na hora de saber em que focar exatamente, sem desviar do seu objetivo. Mas ele pondera que nem tudo é tão previsível na vida real. Muitas vezes, novas obrigações vão aparecendo no meio do processo e essa priorização pode ser refeita.

— Aprendi a restringir o meu acesso ao WhatsApp e ao e-mail depois que passei a checar as mensagens apenas de hora em hora. Isso me ajudou a não ficar ansioso demais ou a cair na tentação de olhar toda hora as notificações dos grupos do WhatsAp

Diego, que também apresenta um programa de rádio direcionado para quem transita no universo corporativo, enumera dez dicas para ajudar o trabalho a sair de você quando terminar o seu expediente.

1) Não desperdice tempo

Otimizar o tempo é a melhor maneira para não deixar o trabalho acumular. Para isso é preciso ter disciplina e rigor com os horários estabelecidos na sua agenda, até porque são muitas as distrações que vão rondar você o tempo todo para roubar a sua concentração.

2) Negocie prazos de entrega

Algumas vezes, o andamento de certas tarefas depende de decisões de terceiros. Outras vezes, ele exige uma pesquisa aprofundada e meticulosa. Essas são variáveis que fatalmente vão ter impacto no tempo das entregas de cada trabalho. Ter noção do que é um prazo viável para a realização de uma tarefa poupa frustrações e evita que os resultados sejam comprometidos.

3) Saiba dizer “não”

Seu papel na empresa precisa estar claro para todos. Absorver funções que não são da sua responsabilidade apenas para agradar pode respingar no cumprimento do seu cronograma de atividades. Claro que é preciso bom senso com esse “não”. Afinal, a intenção é não soar reativo ou grosseiro.

4) Saiba o que está fazendo

Tire suas dúvidas e, para ficarmos num jargão bem corporativo, alinhe todas suas tarefas com seu chefe. Assim, você fica sabendo exatamente o que se espera de cada ação — e essa é a forma mais eficiente de evitar retrabalho.

5) Faça pequenas pausas ao longo do dia

Muitas vezes, o nível de estresse ao longo de um dia de trabalho é bastante elevado. Então, fazer pequenas pausas ajuda a destensionar um pouco e melhorar a concentração. Diego usa — e indica — a Técnica Pomodoro, que é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido pelo italiano Francesco Cirillo. Ele consiste na utilização de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos que, segundo o método, ajudam a dar mais agilidade mental.

6) Coma bem e na hora certa

Barriga vazia não combina com produtividade. Seu estômago vai o tempo todo lembrar que você precisa abandonar o que está fazendo para comer. Você vai acabar se concentrando na sua fome, quando deveria estar concentrado no seu trabalho.

7) Desconecte-se um pouco

Há trabalhos que exigem permanência on-line. Mas é preciso ponderar para que você não perca o controle sobre os seus dispositivos, principalmente os smartphones. No horário de trabalho, o uso desse dispositivo deve ser controlado, assim como o tempo nas redes sociais. Grupos de WhatsApp, por exemplo, podem dispersar e engolir a nossa produtividade. Antes de checar seu e-mail corporativo de casa, pondere se isso é realmente necessário — ou se é uma exigência da empresa.

8) Ocupe a mente fora do escritório

Praticar uma atividade esportiva, se inscrever num curso, ir para a academia… Que tal canalizar as suas energias em atividades prazerosas fora horário do expediente? Isso evita que você fique pensando no trabalho o tempo todo, o que só vai contribuir para desenvolver uma relação neurótica com ele.

9) Estabeleça prioridades

Para não desperdiçar tempo, é importante planejar e separar as tarefas levando em conta a importância de cada uma. As pequenas demandas no dia a dia não podem atrapalhar o cumprimento das grandes. Saber traçar prioridades é organizar a rotina com foco na produtividade.

10) Seja objetivo nas reuniões

Ir direto ao ponto evita dispersão e, consequentemente, que a agenda pessoal sofra atrasos no fim do dia. Se o time estiver desfocado, a reunião que deveria levar quinze minutos vai facilmente durar o dobro do tempo. Comparecer pontualmente aos compromissos também ajuda.

Foque sua produtividade e mude sua vida

Ao invés de ficar empurrando com a barriga, mude sua mentalidade e faça logo o que tem que ser feito.

Sabe aquelas pessoas que fazem uma lista imensa de “coisas para fazer” e acabam não fazendo nada? Essas pessoas não estão sendo produtivas, parece que estão sempre de mal com o calendário. Elas acumulam tarefas e só veem crescer essa bola de neve diante dos próprios olhos.

Pensando em te ajudar a se livrar dessas intermináveis listas de coisas por fazer vou te dar duas dicas:

A dica número um é a praticar o que eu chamo de “bloqueio de tempo”. Funciona assim: Depois de fazer aquela lista das tarefas da semana, coloque tudo em um calendário, pode ser físico ou digital. Depois, pense como se você tivesse bloqueado o tempo que você vai levar para trabalhar cada item dessa lista.

Quando você estiver dentro do tempo que você destinou para fazer esses deveres, fica proibido pegar no celular, se distrair com um colega ou ficar vendo suas redes sociais. Foco total nas suas tarefas! Você vai ver que funciona.

A dica número dois é óbvia, mas muitos não a cumprem: fazer as coisas mais importantes primeiro. A sua lista semanal pode ser bem grande, mas com certeza se você analisar bem vai ver que um ou dois itens são os mais importantes, são os mais centrais. Ao invés de ficar empurrando com a barriga, mude sua mentalidade e faça logo o que tem que ser feito.

Quer mais dicas para turbinar sua produtividade? Me adicione então no meu Facebook e no meu LinkedIn.

A importância de valorizar horários

A importância de valorizar horários

É sabido que ninguém tem tempo a perder. Ele, o implacável tempo, tem se tornado cada vez mais protagonista de nossas vidas.

Mas… se tem algo cultural em praticamente todos os estados brasileiros, é o implacável atraso das pessoas para reuniões e eventos.

Leia também: Otimize o seu tempo e seja mais eficiente!

Canso de ser convidado para eventos em que no convite consta um horário e só começa trinta, quarenta, cinquenta minutos depois.

No post de hoje proponho uma ação que pode resolver (ou minimizar) este problema.

Para isso, adotei o lema “5 minutos mais cedo” e venho tentando disseminar esta prática.

Leia também: Foque sua produtividade e mude sua vida

É claro que imprevistos acontecem, mas prezar pela pontualidade leva o profissional  a ser disciplinado e controlado. Além disso, é respeitoso com as pessoas ao seu redor.

Crie você também o hábito de aparecer alguns minutos mais cedo. Se você respeitar o tempo dos outros, eles vão respeitar o seu, é simples assim.

Leia também: Em busca da produtividade perdida…

Estou propagando aqui o comprometimento com prazos e horários. Se você topa fazer parte deste movimento, compartilhe este texto em suas redes sociais.

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O que destrói a sua produtividade no trabalho?

O que destrói a sua produtividade no trabalho?

O que destrói a sua produtividade no trabalho? Navegar na internet? Conversar com colegas no café? Uma pesquisa do americano especializado em recrutamento Career Builder consultou mais de 5000 funcionários – incluindo gestores e profissionais de RH – para descobrir como perdemos tempo no nosso dia a dia profissional.

Leia também: Foque sua produtividade e mude sua vida

O resultado não é de todo inesperado: 24% admitiram que, durante um dia inteiro de trabalho, gastam pelo menos uma hora com ligações, e-mails ou mensagens “pessoais”. 21% estimaram que também gastam cerca de uma hora navegando por assuntos aleatórios na internet.

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Concentração: a falta de

Estou há mais de 2 horas tentando escrever o comentário de hoje. O tema já está definido desde semana passada, mas a concentração está falhando por conta das informações que não param de chegar. Me permita explicar:

O telefone toca. Deixo para atender depois. Tocou de novo, pode ser importante. Atendo. Perco 5 minutos. Ao desligar, chega um WhatsApp. E depois, outro, mais outro, outro mais… se não responde agora, acumula depois.

O e-mail toca. Poxa, mas eu já desativei o alarme sonoro, mas mesmo assim ele toca. 138 mensagens novas. Tem que dar uma olhada pra ver se tem alguma coisa urgente, algum colaborador precisando de uma autorização ou algo que o valha.

Celular de novo. Desta vez é o aplicativo mobile do Facebook. Amigo que passou 6 meses fora do Brasil avisando que chega logo mais. Tem que responder.

Respondido, surge uma ideia adicional para o comentário. Resolvo dar um pulo no Google para pesquisar mais sobre o tema. Daí,  leio uma notícia bombástica sobre fusão de empresas de conhecidos. Tenho que ler a matéria, afinal, não posso ficar sem informação.

Como que por um passe de mágica ou iluminação divina, já passado um bom tempo, consigo me concentrar e escrever.

O texto ficou pronto. Enfim, consegui! Mas só depois que desliguei o celular (e não o coloquei apenas no silencioso) e desativei a placa de internet do notebook.

Simples assim. Ou não?

Mais tarefas, menos tempo!

Volta e meia todo mundo que é ativo profissionalmente tem a triste sensação de que tem mais tarefa do que tempo. Se tivéssemos mais horas, tudo seria diferente não é mesmo?

Diversos estudos mostram que mais da metade da população economicamente ativa vive de olho no relógio. Muitos estão sempre reclamando que não tem tempo pra nada. Alguns quase tem um chilique quando tem que esperar 10 minutos pelo almoço.

Um amigo outro dia me confidenciou que tem vontade de atropelar alguém que anda em um passo mais lento que o dele.

A pressa está presente na vida de todo mundo, é raro encontrar alguém que não tenha que cumprir prazos e horários, ou não se importe com eles. Minha analista afirma que essa preocupação excessiva pode ser considerada uma síndrome, com consequências importantes para a saúde. Quer ideias para reduzir este sentimento de falta de tempo? Continue lendo…

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Você é um escravo da tecnologia?

A revista VOCÊ S/A deste mês traz em sua capa uma matéria assustadora. Nela, mora uma pergunta: “viramos escravos da tecnologia?”

A reportagem publica diversos números e relatos de profissionais. Pesquisa da IPSOS realizada com mil executivos, garante que 88% estão diariamente conectados à Internet entre 13h e 16h.

76% consideram a internet como fonte primária de informação. 65% confessaram que navegam pelas redes sociais durante o expediente.

Um outro estudo, desta vez realizado pelo IDC, mostrou que nos últimos quatro anos as ferramentas colaborativas aumentaram a eficiência dos processos no ambiente de trabalho.

Consultadas duas mil empresas, 74% consideram que o acesso ao conhecimento aumentou, 58% registraram redução nos custos de comunicação, 40% viram diminuir os gastos com viagens e 40% estão convictas de que seus funcionários estão mais satisfeitos.

Estamos nos referindo a uma verdadeira revolução, observada e viabilizada nos últimos anos. E os efeitos destas novidades tecnológicas, de fato, contribuíram para o desenvolvimento da economia, das empresas e das pessoas. O acesso ao conhecimento aumentou, as distâncias foram reduzidas. O verdadeiro home office começou a acontecer.

Mas existe um outro viés. Pesquisa da Universidade da Califórnia revelou que profissionais que trabalham diante de um computador são interrompidos ou interrompem-se, em média, a cada três minutos. E quando esta interrupção acontece, o profissional pode levar até 23 minutos para retomar a tarefa e a concentração.

E você conhece o verdadeiro resultado disso. Tarefas óbvias e corriqueiras tem conclusão demorada ou mesmo são esquecidas. Com a baixa produtividade e com o aumento da pressão por resultados, um misto de ansiedade, estresse, cansaço e desmotivação aparece e coloca em xeque o profissional e a empresa.

Como meu trabalho tem como pressuposto ser prático e objetivo, deixo algumas ideias e dicas para turbinar seu desempenho e libertar você da escravidão tecnológica.

1 – O desejo de consumir notícias e informações beira o descontrole. Então, resista! Anote ou copie em algum local os links que te interessam e acesse-os de uma vez só, em horário;

2 – Acesse, interaja e poste mensagens no Facebook e em outras redes sociais em horários pré-determinados, como no início ou no final do expediente. E se limite a eles!

3 – Exclua estes aplicativos de seu smartphone. O uso irrestrito no ambiente de trabalho, causa mais problemas do que soluções.

4 – Cheque e responda e-mails em horas cheias. 10h, 11h, 12h, 13h…

5 – Se na sua empresa existe algum comunicador instantâneo, restrinja o uso a questões estritamente profissionais.

Muitos projetos simplesmente se arrastam porque os envolvidos se perdem em atividades paralelas na Internet. Para evitar a dependência, boas doses de gestão equilibrada, bom senso e disciplina são essenciais para todos. Do servente ao presidente.

Pense nisso e me escreva!

2013 é uma página em branco!

E 2013 chegou com força total! Hoje é o primeiro dia útil do ano, embora, pelo trânsito leve, deu pra notar que tem muita gente enforcando até o final de semana.

Hoje é aquele dia para começar a agir para que 2013 seja o ano.

Você pode escolher começar controlando seus gastos e despesas. Baixe aqui, gratuitamente, a PLANILHA DE ORÇAMENTO DOMÉSTICO para você que precisa se organizar financeiramente.

Você pode optar por gerenciar profissionalmente o tempo, com técnicas que podem impulsionar seus resultados profissionais. Em fevereiro vou ministrar no Rio de Janeiro o Workshop “Como Gerenciar o tempo e turbinar os resultados”. Clique aqui e confira detalhes. 

Você pode, ainda, escolher se profissionalizar com cursos e seminários. Ler mais livros. Assinar um jornal ou revista.

Como tenho falado, 2013 é uma folha em branco. Você pode optar por escrever a lápis ou a caneta. Ou, ainda, tocar o barco cantando “Deixa a vida me levar, vida leva eu”.

Qualquer que seja sua escolha, uma coisa é certa: realizar sonhos e concretizar projetos são ações que dependem apenas de 1 única pessoa. Você. 

Gerenciar o tempo parece ser, realmente, o mal do século

Gilberto de Castro escreveu falando que ouviu meu comentário na rádio carioca MPB FM (90,3) falando sobre a técnica Pomodoro de administração de tempo (veja o post original clicando aqui). E que resolveu ir no Google procurar mais a respeito.

Ele se auto apresenta como uma pessoa “incrivelmente desfocada”.  Estava procurando mais sobre o tema, acabou visitando site de compra de panelas, e o pior: ficou viajando nas panelas um tempão…

Tenho me dedicado há algum tempo em ajudar pessoas que querem se organizar melhor. Eu realmente acho que gerenciamento do tempo é o mal do século!

A dica de hoje: diariamente, registrar suas tarefas separadas em três categorias: atividades URGENTES, IMPORTANTES e INESPERADAS.

Comece pelas urgentes, execute o quanto antes as importantes  – porque se não elas viram urgentes – e, quando sobrar um tempinho, faça as inesperadas. Tarefas inesperadas são aquelas que aparecem de uma hora pra outra, como “ligar para fulano de tal” ou “comprar manteiga”.

Aqui te apresento um modelo de planilha com estes três tópicos. Certamente será uma mão na roda para você.

Gerenciamento do Tempo!

Coloca em prática e depois me conta!

E você já sabe: estou na MPB FM de segunda a sexta às 8h e às 14h e 24horas no Twitter e no FaceBook.

Visite também o site do CDPV Seminários e confira nossa agenda de cursos. Estou preparando um workshop sobre gerenciamento do tempo. Participe!

Quando temos muitos focos, não temos nenhum!

E hoje quem me escreve é o Carlos Alberto Pereira. Ele diz que acumula 3 funções na empresa e esta precisando se organizar melhor. Pede ideias.

Carlos, você está vivenciando a realidade de muitos profissionais, atuantes em milhares de empresas. Seja por seu talento ou por necessidade das companhias, as pessoas estão acumulando tarefas e funções. Com a economia aquecida, as margens estão cada vez mais apertadas. E falta gente boa e preparada para assumir desafios.

Mas de uma coisa eu estou certo, Carlos: quando temos muitos focos, no fundo, no fundo, não temos foco!

E sem foco, não entregamos os resultados. Ou, pelo menos, não entregamos como poderíamos entregar.

Aí entra em cena o que todo mundo está precisando: gerenciar melhor o tempo. E em todas as esferas: nas tarefas rotineiras, nas tarefas operacionais…

Junte a isto a enxurrada de distrações, e-mails, conversinhas de corredor… tudo nos tira o bendito do foco!

Quando estava na faculdade, o italiano Francesco Cirillo criou uma técnica chamada POMODORO porque encontrava distrações por toda parte, Assim como nós, que vivemos num ambiente multitarefa. Cirillo não conseguia ficar mais de 10 minutos estudando.

Um Pomodoro é um ciclo de trabalho focado que dura 25 minutos. De acordo com a técnica, durante esse tempo, não se pode fazer nada além daquela tarefa planejada (por exemplo estudar um capítulo de uma matéria).

Caso tenha vontade de levantar para tomar água, a técnica sugere que você anote num papel “tomar água”  e assim que seu ciclo de 25 minutos terminar, estará liberado para beber a água.

Se lembrar que tem que fazer uma ligação urgente para o mecânico do carro, também anote na lista de “atividades urgentes e inesperadas”, mas nunca, de forma alguma, interrompa seu Pomodoro na metade para fazer uma tarefa – ela é uma distração querendo o puxar para a procrastinação.

A cada final de cada tarefa – ou seja, a cada ciclo de 25 minutos, você poderá ficar 5 minutos liberados para descansar a mente, espairecer, fazer um alongamento. Mas nunca para se engajar em outras atividades pesadas e que repetem o mesmo uso mental do Pomodoro que acabou de ser completo.

Pomodoros são unidades indivisíveis. Não existe “meio Pomodoro”. Começou, tem que terminar. Caso sua tarefa seja concluída na metade de um Pomodoro, pode aproveitar o tempo restante para atividades simples, como responder emails.

Pense nisso, coloque em prática e depois me conta os resultados.

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